La digitalisation des services municipaux n’est plus une option, mais une nécessité pour répondre aux attentes croissantes des citoyens en matière d’efficacité et de réactivité. Les callbots se révèlent être des outils puissants pour améliorer la qualité de gestion des services publics.
1. Accueil et orientation des citoyens
L’un des premiers bénéfices du callbot est sa capacité à prendre en charge certaines tâches chronophages pour les agents municipaux. Ces agents téléphoniques peuvent jouer un rôle crucial en guidant les citoyens vers les services appropriés en fonction de leurs besoins. Les bots Dydu sont capables de :
👉 Répondre aux appels entrants : afin d’identifier la nature de la demande (démarches administratives, demande logement, événements locaux etc.)
👉 Diriger l’appelant vers le service concerné.
👉 Donner un premier niveau d’information si nécessaire.
Ce processus non seulement réduit la charge de travail des agents d’accueil, mais améliore également l’expérience des citoyens en leur offrant une réponse rapide et précise.
2. Gestion des rendez-vous administratifs
Les rendez-vous administratifs peuvent être parfois complexes à gérer, qu’ils concernent l’état civil, la délivrance de permis, ou les demandes de logement.
Les callbots peuvent ainsi :
👉 Gérer la prise de rendez-vous : en posant aux citoyens les bonnes questions pour identifier leurs besoins spécifiques.
👉 Interagir avec les citoyens afin de leur proposer un créneau de rendez-vous.
👉 Envoyer des rappels automatiques pour les rendez-vous ou encore des relances pour des documents manquants sur un dossier.👉 Gérer les annulations ou modifications.
Ce système allège considérablement la charge de travail des agents tout en offrant un service accessible 24/7 aux citoyens.
3. Réponses aux questions fréquentes
Les mairies reçoivent un grand nombre de questions répétitives et il est possible de programmer votre callbot afin qu’ils puissent répondre instantanément sur :
- les horaires d’ouverture
- les démarches administratives
- l’urbanisme et le logement
- les transports et mobilités
- les aides sociales et service à la personne
- les événements locaux
Autrement dit, vous pouvez le personnaliser à votre guise !
Cela libère du temps aux agents municipaux afin qu’ils se concentrent sur des tâches plus complexes. Chez Dydu, nos assistants vocaux sont capables de traiter plus de 80% des questions fréquentes des citoyens, réduisant ainsi le nombre d’appels et d’e-mails que les services municipaux doivent traiter manuellement. Nos bots Mairie (callbot ou chatbot) sont construits avec une base de connaissances pré-rédigées qui peut vous servir de support et que vous pouvez personnaliser et adapter à vos besoins. Exemple concret avec le témoignage client de la mairie de Pleaux !
4. Signalement et suivi des incidents
Les citoyens signalent régulièrement des incidents tels que les nuisances sonores, les dégradations de la voie publique, ou les dysfonctionnements d’équipements urbains.
Les agents vocaux peuvent simplifier ce processus en permettant aux citoyens de :
👉 Signaler ces problèmes directement via un appel ou un chat automatisé.
👉 Fournir des mises à jour automatiques sur l’état d’avancement du traitement de leur signalement.
👉 Notifier le citoyen lorsque son signalement a été pris en compte, est en cours de traitement, ou a été résolu.
Ainsi vous améliorez la transparence de vos services pour la satisfaction des citoyens.
5. Enquêtes de satisfaction et participation citoyenne
Les assistants téléphoniques ne se contentent pas de répondre aux demandes, ils peuvent également être acteurs pour :
👉 Assister les citoyens dans leurs démarches étape par étape.
👉 Inviter les citoyens à participer à une courte enquête de satisfaction ou à donner leur avis sur un projet local.
👉 Recueillir des avis et des feedbacks.
👉 Les notifier sur des nouveaux services disponibles.
👉 Diffuser des alertes en cas d’événements importants comme des travaux sur la voirie, des coupures d’eau ou d’électricité, ou des alertes météo…
Cela permet non seulement d’offrir une qualité de service mais aussi de pouvoir mesurer la qualité des services rendus. Par la même occasion, vous encouragez aussi une participation citoyenne active. Les bots Dydu sont efficaces pour mener ces types d’actions et donnent l’occasion aux mairies de récolter des données précieuses pour améliorer leurs services.
Intégrer un callbot dans votre service municipal, c’est l’opportunité de le moderniser afin de le rendre plus efficace tout en réduisant vos coûts de 30%. Si vous souhaitez en savoir plus sur les bots Dydu, demandez votre démo callbot !
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