Depuis 10 ans, nous déployons, à côté des chatbots pour la relation clients, des chatbots internes notamment au service des ressources humaines. Cette expérience nous a permis de proposer une première version de chatbot prêt-à-l’emploi avec le Starter Pack RH, début 2020. Aujourd’hui nous proposons une version encore plus complète qui regroupe une base de plus de 300 connaissances (questions ET réponses pré-remplies) et 110 groupes de formulations couvrant 20 thématiques RH. Cette base permet aux organisations de déployer leur chatbot beaucoup plus rapidement et plus efficacement dès le départ.
Dans cet article, nous précisons les avantages du chatbot RH et décrivons le contenu du Chatbot support salariés RH.
Pourquoi mettre en place un chatbot RH ?
Les salariés ou collaborateurs ont importé dans l’entreprise leurs attentes et réflexes de consommateurs. Ils souhaitent avoir des réponses simples, précises et rapides aux questions qui concernent leur vie dans leur organisation.
De leur côté, les départements RH sont au cœur de très nombreuses thématiques de la vie quotidienne des salariés. Ils sont par ailleurs soumis à des évolutions fréquentes de leur environnement (économique, réglementaire et juridique…). Ainsi, pouvoir centraliser et diffuser rapidement l’information est devenu un enjeu permanent. L’amplitude des sujets couverts, conjuguée aux exigences croissantes des collaborateurs conduit les départements RH à devoir répondre, de manière récurrente, à un grand nombre de questions. C’est là que l’automatisation apporte une solution à la fois simple et pertinente.
Pour le collaborateur, c’est l’assurance d’avoir un point de contact unique, accessible 24/7, de n’importe quel appareil, qui lui permet d’obtenir immédiatement, simplement et de façon homogène, les réponses aux questions qu’il se pose.
Puisque l’outil comprend le langage naturel, il est particulièrement inclusif. L’utilisateur s’exprime sans filtre et sans effort. Le bot comprend les différents niveaux de langage, interprète les fautes de frappe, se moque des fautes d’orthographe et reconnaît tous les acronymes qu’on lui aura enseigné. Le délai et la nature de la réponse seront identiques quelque soit la position ou les spécificités du demandeur.
Pour les agents du département RH, c’est un moyen considérable de se décharger de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Ils pourront ainsi allouer leur bande passante à des sujets complexes, inédits ou requérant des accompagnements véritablement personnalisés. Le chatbot est aussi un outil de communication interne à part entière. Il permet de déployer rapidement et facilement des messages (alertes, rappels, changement importants comme par exemple les règles d’accès aux sites qui ont beaucoup changé ces derniers mois…)
Enfin, et plus globalement, la mise en place d’un bot pour les collaborateurs est positif pour l’entreprise. 75% des responsables RH estiment qu’il valorise son image ; 73% qu’il est un atout pour la marque employeur (*).
La solution dydu est propriétaire de son propre NLP
Depuis plus de 12 ans, dydu un propose un logiciel de traitement du langage naturel qui permet aux entreprises de déployer des robots conversationnels et de les gérer de manière autonome. La solution comprend :
- une interface utilisateur (boîte de dialogue) disponible sur l’environnement de votre choix (site web, intranet, application mobile, desktop, messagerie interne)
- le BMS (Bot Management System) : c’est la console d’administration du bot. Intuitive et facile à utiliser, elle ne requiert pas de compétence technique
- des outils de monitoring permettant le suivi de la performance et l’amélioration continue du bot
En plus des projets dédiés à la relation client, dydu a été très vite amené à travailler sur des projets internes, pour les départements RH bien sûr, mais également les départements IT, support ou juridiques.
Nous avons ainsi déployé des chatbots RH dans de nombreuses entreprises présentes sur des secteurs d’activité variés comme la banque et l’assurance, l’énergie, les transports ou les services publics. Depuis 3 ans maintenant, nous développons et améliorons la partie contenu dédiée au support salarié RH.
En plus de la solution logicielle dydu, vous bénéficiez ainsi d’une base de connaissances éprouvée pour votre chatbot. En effet, nous fournissons un contenu pré-rédigé qui comprend :
- plus de 300 questions prédéfinies avec leurs réponses associées, à personnaliser avec les éléments liés à votre secteur d’activité et aux spécificités de votre organisation.
- 110 groupes de formulations d’ores et déjà paramétrés. Cela concerne toutes les façons d’exprimer une même intention. Par exemple, le chatbot comprendra aussi bien carte de mutuelle, carte de tiers payant que carte de complémentaire santé ou dans un autre domaine aussi bien restaurant d’entreprise, cantine, self ou réfectoire.
- 20 thématiques récurrentes comme les aspects administratifs, les avantages salariés, les congés et absences, le contrat de travail, l’entretien annuel, la formation, les frais professionnels, la gestion des arrivés et des départs, la mutuelle, la prévoyance, la paie, les primes, l’épargne salariale, la qualité de vie au travail, la retraite, la santé, le SIRH, le temps de travail, le télétravail, la vie de l’entreprise.
- Une base sociale qui permet de rendre les interactions agréables comme les salutations et formules de politesse.
Concrètement, vous bénéficiez d’un chatbot pré-entraîné sur plus de 150 cas d’usage, doté d’une base de connaissances validée par des experts RH, prête à être déployée sur votre intranet, desktop ou mobile, en SaaS ou On-premise mais aussi via votre messagerie interne comme Microsoft Teams.
Vous finalisez vos réponses avec l’aide des conseils et recommandations des experts dydu. Vous pouvez désactiver des thématiques ou des questions si elles ne s’appliquent pas à votre organisation mais vous pouvez aussi en ajouter pour enrichir votre base de connaissances.
En plus de cette base, en fonction du niveau de service que vous souhaitez conférer au chatbot, vous pouvez le connecter à votre SIRH et autres logiciels internes. Vous pourrez proposer une plus grande personnalisation et pourrez gérer des cas d’usage plus complexes : obtenir son solde de congés, réserver une formation, créer ou suivre un ticket… Vous pouvez également prévoir des réponses différenciées à une même question en fonction de critères spécifiques, techniques ou fonctionnels (en fonction du type de device de consultation – PC ou téléphone mobile -, de l’authentification, ou d’un critère social par exemple). Vous pouvez enfin utiliser le bot dans différentes langues. La base dydu existe en français. Il suffira d’importer et de paramétrer la ou les nouvelles langues que vous aurez traduites.
Grâce à la dydubox, vous êtes également autonome pour configurer votre boîte de dialogue et la customiser en fonction de votre charte graphique.
Dans tous les cas, cette base de connaissance RH pré-définie représente un véritable gain de temps, à la fois en interne et au niveau de l’accompagnement. Cela impacte positivement les délais et les coûts de mise en place. Grâce aux apprentissages déjà réalisés, vous bénéficiez d’un bot efficace dès son lancement, ce qui contribue à accélérer son adoption au sein de votre organisation.
Consultez notre page Ressources Humaines. Vous pouvez également assister à notre prochain webinar pour avoir le détail des sujets couverts et une démonstration de la solution
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